Podstawą do rozpoczęcia czynności związanych z budową jest zlecenie wydane kierownikowi budowy przez wykonawcę. W zleceniu takim są zawarte następujące dane:
— numer i nazwa budowy,
— termin rozpoczęcia i zakończenia budowy,
— limity finansowe z podziałem ma kwartały,
— limit funduszu płac,
— system rozliczeń.
Ważnym dokumentem, w którym rejestruje się wszystkie wykonywane prace, jest dziennik budowy. Prowadzi go. kierownik budowy lub wyznaczany przez niego pracownik. W dzienniku prowadzą też zapisy przebiegu robót kierownicy grup współpracujących innych branż. Prawo dokonywania wpisów w dzienniku mają również inspektorzy nadzoru kontrolujący pracę w różnych działach.
Dziennik budowy prowadzi się w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia); jeden jest przeznaczony dla zleceniodawcy, drugi dla wykonawcy. Dziennik budowy powinien się zawsze znajdować na budowie a być dostępny dla osób prowadzących i nadzorujących budowę. Kompletny dziennik budowy jest ważnym dokumentem przedstawianym przez inspektora nadzoru komisji końcowego odbioru obiektu.
W dzienniku budowy wpisuje się następujące uwagi i dane dotyczące prowadzenia budowy:
— termin wprowadzenia wykonawcy na budowę i termin dostarczenia dokumentacji projektowo-kosztorysowej,
— uwagi i zastrzeżenia kierownika budowy dotyczące wykonania projektowanych robót,
— uwagi inspektora nadzoru,
— rejestrowanie korespondencji dotyczącej powadzenia budowy,
— dane dotyczące wyznaczonych punktów i linii pomiarowych, reperów itp.,
— terminy rozpoczęcia i ukończenia poszczególnych robót,
— zapisy dotyczące odstępstw od projektu lub niezgodności wykonania, z odpowiednim uzasadnieniem zmian,
— opisy trudności i przeszkód oraz ich przyczyn,
— zapisy zgłoszenia wykonanych robót do odbiorców częściowych i całkowitych oraz robót zanikających lub ulegających zakryciu,
— zapisy inspektora nadzoru w sprawie usunięcia usterek i braków,
— polecenia wykonania a robót dodatkowych nie przewidzianych w projekcie wraz z ich uzasadnieniem,
— dane dotyczące stanu zatrudnienia, pracy sprzętu i transportu, dostaw materiałów oraz; przebiegu robót,
— uwagi i polecenia dotyczące budowy, wpisywane przez inspektora nadzoru, autora projektu i władzę nadrzędną.
Wykonawca jest zobowiązany do wykonania poleceń wpisanych do dziennika budowy. Odmowa wykonania powinna być uzasadniona i wpisana do dziennika.
Na każdy wpis do dziennika o charakterze żądania strona przeciwna ma obowiązek odpowiedzieć w terminie uzgodnionym między stronami.
Podobną rolę do dziennika budowy odgrywa księga (kartoteka) obmiaru robót. W księdze tej są zawarte obliczenia ilości wykonywanych robót. Prowadzenie księgi należy do obowiązków kierownika budowy oraz kierowników robót branżowych, którzy powinni prowadzić odrębne księgi. Zapisy w księdze obmiaru powinny być prowadzone na bieżąco dla każdego obiektu oddzielnie. Wszelkie zapisy w księdze obmiaru powinny być datowane i podpisywane przez kierownika budowy i inspektora nadzoru.
Równolegle do księgi obmiaru mogą być prowadzone kartoteki obmiaru składające się z luźnych kart, na których prowadzi się zapisy w miarę postępu robót. Karty te prowadzi się w odniesieniu do jednego elementu rozliczeniowego. Po zakończeniu robót ogólne wyliczenia i dane wpisuje się do księgi obmiaru.
Do innych ważnych dokumentów na budowie należą zlecenia wewnętrzne, zlecenia robocze, karty zarobkowe, listy obecności, listy płac, protokoły robót, dokumenty i kartoteka magazynowa, różne protokoły, sprawozdania, dziennik korespondencji itp.
Na każdej budowie zależnie od jej rozmiarów prowadzi się różne harmonogramy. Na budowach terenów zieleni najbardziej istotne są harmonogramy przerobu, funduszu płac i kosztów. Sposób opracowania graficznego i obliczeniowego może być różny. Celem harmonogramów jest umożliwienie kontrolowania przez kierownictwo i załogę przebiegu budowy i jej zgodności z przyjętym planem. Dobrze opracowane harmonogramy mają duży wpływ ma właściwą organizację całej budowy, która może spowodować skrócenie czasu robót, zmniejszenie pracochłonności i kosztów.
Podstawą do rozpoczęcia czynności związanych z budową jest zlecenie wydane kierownikowi budowy przez wykonawcę. W zleceniu takim są zawarte następujące dane:
